Hoe ga je om met mailboxen van collega’s die uit dienst zijn?

Hoe ga je om met mailbox licenties van collega’s die uit dienst zijn? - ICTzaak

In Microsoft 365 betaald u maandelijks een abonnement per gebruiker. Wanneer er een nieuwe collega komt, betaal je één licentie extra. Gaat er een collega weg, dan kunt u de licentie opheffen. Echter, de e-mails van die collega wil je in veel gevallen wel behouden.

Het advies van ICTzaak is om in dat geval de mailbox te converteren naar een gratis gedeelde mailbox. Vervolgens kunt u uzelf door middel van machtigingen toegang verschaffen tot de inhoud van deze mailbox en de Microsoft 365-licentie van het account halen. In dit artikel leest u hoe.

Mailbox converteren

  1. Open het Adminportal van Office365 als beheerder.
  2. Open het Beheerscentrum Exchange.
  3. Als u die nu kunt vinden, klikt op u op ‘Alles weergeven’, waarna de lijst met Beheerscentra verschijnt.
  4. Klik op ‘geadresseerden’
  5. Selecteer het account van de gebruiker waarvan u de licentie wilt opheffen.
  6. Klik onder ‘Converteren naar gedeeld postvak’ op ‘Converteren’. Deze bewerking kan enkele minuten tot een uur in beslag nemen.

Licentie verwijderen

  1. Wacht totdat het postvak is geconverteerd naar een gedeeld postvak.
  2. Open via het menu ‘Gebruikers’ ‘Actieve gebruikers’
  3. Open het betreffende account en ga naar ‘Licenties en apps’.
  4. Vink de licentie uit en sla de wijzigingen op.

Machtigingen instellen

  1. Nadat de bovenstaande bewerking is voltooid, opent u opnieuw het Adminportal als beheerder.
  2. Klik onder ‘Groepen’ op ‘Gedeelde postvakken’
  3. Open het zojuist gemaakte gedeelde postvak.
  4. Klik onder ‘Postvakmachtigingen beheren’ op ‘Machtigingen beheren’.
  5. Stel door middel van ‘Bewerken’ de juiste machtigingen in door de accounts toe te voegen die u toegang wilt geven tot het gedeelde postvak.
  6. Sla de wijzigingen op. Het kan enkele uren duren voordat het gedeelde postvak in Outlook verschijnt.

Heeft u hulp nodig?

De consultants van ICTzaak helpen graag met het vereenvoudigen van uw bedrijfsprocessen. Neem contact met ons op via: 0318 53 19 66 of stuur een bericht naar helpdesk@ictzaak.nl.

Voorkom een uitpuilende mailbox