Het antwoord op deze vraag is heel eenvoudig. Namelijk door de inkomende e-mailstroom te structureren en zelf alleen e-mails te sturen als dat noodzakelijk is. Voor elke e-mail die u stuurt, ontvangt u er gemiddeld 1,4 retour.
Inkomende e-mailstroom structureren
Maak onder de map Postvak IN een map aan met de naam Afgehandeld.
Als u een e-mail ontvangt, dan zijn er doorgaans twee opties: óf u moet er iets mee, óf u neemt het ter kennisgeving aan. Dat maakt het structureren eenvoudig. Als u iets met het de e-mail moet doen, dan plant u dat meteen in en stuurt u de afzender een kort berichtje waarin staat dat u de e-mail hebt ontvangen en dat u er op het door u geplande moment op terug komt. Wanneer hetgeen u met de e-mail moet doen korter duurt dan 2 minuten, dan is het plannen uiteraard niet nodig. In dat geval kunt u het bericht beter meteen beantwoorden.
Nadat u dat hebt gedaan, sleept u de e-mail naar de map Afgehandeld. Daarmee voorkomt u dat het onnodig uw Postvak IN vervuilt.
Ook berichten die u alleen voor kennisgeving hoeft aan te nemen (vaak zijn dat berichten waarin u bent meegenomen in de CC), sleept u nadat u het hebt gelezen in de map ‘Afgehandeld’.
Het onderverdelen van e-mail in allerlei mapjes is onzin. De zoekfuncties van bijvoorbeeld Outlook zijn zo krachtig, dat dit niets toevoegt.
Zorg ervoor dat aan het einde van de werkdag uw Postvak IN zoveel mogelijk (liefst helemaal) leeg is.
Stuur zo weinig mogelijk e-mails
Door zelf alleen een e-mail te sturen als het niet anders kan, maakt u het leven van uzelf en anderen al een stukje makkelijker. Als een e-mail zonder formele bijlage twee alinea’s tekst bevat, dan kunt u zich afvragen of u het juiste communicatiemiddel gebruikt. Soms is het dan beter om een korte digitale meeting te plannen of even een telefoontje te plegen. Of noteer het als punt voor de volgende vergadering. Daarmee bespaart u veel tijd (ook van de ontvangers). Andersom geldt: beperk ook het sturen van korte berichten. Soms volstaat een chat- of Whatsapp bericht beter dan een e-mail.
Tot slot
Sommige organisaties en bedrijven gebruiken gedeelde mailboxen om informatie te delen of correspondentie terug te zoeken. Fout! Voor het delen van informatie is e-mail niet het juiste middel. Het levert uitpuilende en vastlopende mailboxen op. Kies voor dat doel een goed CRM of branche-gerelateerde software die daarvoor is gemaakt.
Inkomende inkoopfacturen kunnen geautomatiseerd importeren worden uit uw facturen-mailbox. Waarna deze (eventueel na het volgen van een beoordelingsroute) automatisch wordt geboekt in uw boekhoudpakket.
In plaats van het slepen naar de map ‘Afgehandeld’ kan dat ook met een knop (Snelle Stappen). De consultants van ICTzaak helpen graag met het vereenvoudigen van uw bedrijfsprocessen. Neem contact op voor het maken van een afspraak.
Opgeruimde werkplek Veilig mailen
De consultants van ICTzaak helpen graag met het vereenvoudigen van uw bedrijfsprocessen. Neem contact met ons op via: 0318 53 19 66 of stuur een bericht naar helpdesk@ictzaak.nl.
